Makalah untuk disimpan

Apa itu kertas untuk disimpan ? Apa yang harus kita lakukan menjaga dan menggolongkan sebagai dokumen, faktur dan surat? Apa itu kertas, tagihan dan surat yang membebani kita dan yang kita berutang Singkirkan itu ? Haruskah kita merapikan, menggolongkan atau membuang kertas tertentu dan yang mana?

Simpan tagihan atau buang?

Jika terjadi perselisihan pembayaran, orang yang mengaku telah membayar harus membuktikannya. Jadi berhati-hatilah untuk menyimpannya kwitansi, tanda terima, laporan bank dan faktur dibayar: mereka juga dapat berfungsi sebagai pengesahan nilai barang yang dibeli.

Simpan dokumen penting

Beberapa dokumen lebih berharga daripada orang lain harus mengikuti kita sepanjang hidup:

• Buku catatan keluarga
• kontrak pernikahan
• Buklet militer dan dokumen yang melengkapinya
• Gelar universitas
• Akta judul
• Wills
• donasi
• Buku tabungan Caisse d'Epargne
• Komitmen dan sewa menyewa
• Polis asuransi dan bukti penghentiannya
• Segala sesuatu tentang pensiun sipil dan militer
• Segala sesuatu yang berhubungan dengan pensiun
• Segala sesuatu yang berkaitan dengan kesehatan: kartu golongan darah, buku kesehatan, sertifikat vaksinasi, kartu jaminan sosial, rekam medis (rontgen, analisis, ...) resep tertentu

• Segala sesuatu yang berkaitan dengan kehidupan profesional: slip gaji, kontrak kerja, kuitansi untuk saldo akun apa pun, sertifikat pemberi kerja, laporan tunjangan harian selama periode pengangguran, laporan poin pensiun, pemberitahuan pembayaran pensiun dan pensiun tambahan.

Dan jika perlu:

• keputusan perceraian
• tindakan adopsi

Tips

Pindai mereka kertas penting

Kartu identitas, paspor, SIM, tiket pesawat Anda, nomor telepon jika kehilangan kartu kredit dan nomor kartu ini.

Di komputer, di kotak surat Anda, di bagian "Konsep", buat folder dengan semua informasinya.

Atau kirimkan dokumen ini ke email Anda sendiri.

Jika terjadi masalah selama perjalanan ke luar negeri, di komputer mana pun, Anda akan dapat mengakses dokumen ini dan menemukan duplikatnya dokumen.

Untuk disimpan selama properti

• itu tagihan pembelian dan pendaftaran mobil.
• itu faktur barang berharga
• Dokumen yang berkaitan dengan kepemilikan real estat dan risalah rapat umum.

Untuk disimpan selama 30 tahun

• Itu faktur Bekerja.
• Itu faktur perbaikan besar pada mobil
• Bukti biaya rawat inap di rumah sakit
• Itu kwitansi dan dokumen pendukung untuk pembayaran kompensasi atas kerusakan
• Kemungkinan pengakuan utang sipil

Simpan selama 10 tahun

• pernyataan biaya kepemilikan bersama (jika Anda memiliki apartemen)
• korespondensi dengan wali amanat
• pinjaman hipotek (setelah pembayaran cicilan terakhir)
• itu faktur pekerjaan struktural (jaminan sepuluh tahun)
• itu faktur dari mekanik
• laporan bank atau pos, periksa potongan dan slip pengiriman uang
• kontrak dan amandemen (setelah penghentian)
• kontrak asuransi jiwa (setelah pemutusan kontrak atau sejak tanggal kematian atau pengakhiran
• Dokumen yang berkaitan dengan penjualan (atau donasi atau warisan) real estat

Untuk disimpan selama lima tahun

• kontrak sewa dan inventaris (setelah akhir masa sewa)
• tanda terima sewa dan biaya sewa
• itu faktur gas dan listrik
• bukti pembayaran pembayaran tunjangan
• itu sertifikat pembayaran pajak
• salinan informasi yang diberikan kepada Administrasi Keuangan dan peringatan pemungut pajak
• Dokumen pendukung untuk pembayaran: bunga atas semua jumlah yang jatuh tempo pinjaman, tunggakan anuitas, tunjangan

Simpan selama empat tahun

• Itu faktur air

Simpan selama tiga tahun

• Pengembalian pajak penghasilan (+ tahun berjalan)
• pemberitahuan lisensi audiovisual dengan pemberitahuan pajak dewan.

Simpan selama dua tahun

• biaya dokter dan dokter gigi
• pernyataan tunjangan keluarga
• itu dokumen jaminan sosial dan timbal balik
• papiers tentang pinjaman (setelah tanggal jatuh tempo terakhir)
• Ldan sangat pemutusan kontrak
• Pemberitahuan pemulihan pajak real estat dan perumahan (+ tahun berjalan)

Simpan selama satu tahun

• itu tagihan penggerak
• sertifikat penyapu cerobong asap
• itu faktur telepon dan internet
• pajak perumahan dan pajak properti
• bukti pembayaran PV
• Itu faktur operator, bukti pembayaran dan tanda terima transportasi mereka

Untuk menjaga enam bulan

• Tagihan hotel dan restoran dengan bukti pembayaran.

Peringatan

Jangan membuang kontrak asuransi, bahkan setelah menghentikannya.

Pengakhirannya tidak harus dibarengi dengan kehancurannya!

Di sisi lain, jangan simpan sertifikat lama, gantilah dengan pengesahan lanjut.

QApa yang harus dilakukan dengan semua kertas ini?

Jelas tidak ada pertanyaan untuk mengklasifikasikan file kwitansi menyewa, Tagihan membayar, buku catatan keluarga dan perintah dokter bersama-sama!

Untuk setiap filenya sendiri!

Bahan yang diperlukan untuk klasifikasi makalah

Menggantung file diintegrasikan ke dalam lemari

Atau lemari arsip 2 atau 3 laci untuk menggantung file

Atau tempat sampah

Atau kotak koper

File dari semua warna

Kemeja dari semua warna

Kantong plastik berlubang

Pembagi berlabel

Dua file lengkung tuas

Amplop snap plastik bening

Buku catatan

Pulpen

Tag

Klip kertas

Post-it ®

Amplop yang sudah distempel sebelumnya

Keranjang sampah di ujung jari Anda

Bagaimana cara melanjutkan untuk mengklasifikasikan dan menyimpan kertas Anda?

Pertama-tama, buat fotokopi semuanya kertas penting : KTP, Paspor, Ijazah Kartu Vital, Buku Catatan Keluarga dan semua dokumen yang harus menemani kita sepanjang hidup kita.

Selipkan ini kertas penting di lengan plastik berlubang dan singkirkan mereka di lemari arsip tuas, terpisah.

Lanjutkan dengan cara yang sama untuk fotokopi dokumen. Hanya, merapikan lemari arsip kedua di tempat yang aman, baik di brankas atau di kantor, jika ...

Lainnya kertas untuk disimpan yang kurang penting, dikelompokkan menurut tahun, dan menurut sektor, akan diklasifikasikan di dalam folder dalam file berjudul misalnya Bank. Jika tanggal surat atau pernyataan sulit dibaca, tulis ulang dengan lebih mudah dibaca baik secara langsung atau menggunakan Posting.

Lanjutkan dengan cara yang sama untuk semua Asuransi, Pajak, Anak-anak (satu per file), Kesehatan, Kehidupan profesional, Mobil, Rumah, Hiburan, dll. ...

Jangan ragu untuk menggunakan beberapa folder dalam satu file. Kencani mereka. Berkat sistem ini, Anda akan dengan mudah menemukan dokumen yang tepat pada hari Anda membutuhkannya.

Geser sandaran ke tempatnya, di file yang ditangguhkan, itu klasifikasi bin atau kotak koper, sebelumnya dilapisi dengan pembagi berlabel.

Rapikan, urutkan, klasifikasikan email

Secepat a surat tiba, membacanya, membalasnya, lalu mengunggahnya ke folder yang sesuai, tanpa membuang waktu. Jika itu adalah surat bisnis yang tidak penting: segera singkirkan.

Selipkan surat membutuhkan pemikiran atau penelitian, verifikasi, permintaan, apa pun yang layak dikirim nanti, dalam amplop plastik bening berlabel "harus melihat". Anda akan menempatkannya secara mencolok pada Anda kantor.

Buang kertas dan dokumen yang tidak perlu

Tetapkan hari dalam seminggu yang akan Anda curahkan untuk peringkat dokumen, konsultasikan file, dan singkirkan semua dokumen, tanda terima, dan lainnya dokumen yang tidak lagi diwajibkan oleh hukum.

Manfaatkan kesempatan ini untuk membuang tiket metro atau belanjaan dan voucher yang menumpuk di tas atau saku Anda.

Simpan hanya file voucher qmereka benar-benar sesuai dengan apa yang biasanya Anda beli dan segera masukkan ke dalam dompet Anda untuk memanfaatkannya ketika Anda tiba di kasir untuk membayar atau jika Anda menerima banyak, singkirkan mereka dalam album foto mini yang fleksibel (format kira-kira 10/15) dan mengklasifikasikan mereka berdasarkan topik.

Simpan album ini di tas Anda.

Kertas sekali pakai atau didaur ulang

Amplop dengan jendela plastik, kertas campuran (plastik, dengan lapisan plastik atau aluminium), papier kraft atau kertas karbone, itu dokumen kotor dengan lem, puntung rokok atau permen karet, kertas makanan berminyak, tidak lagi dapat didaur ulang.

Buang!

Di sisi lain, jangan membuang tidak dalam bola kertas putih!

Tempatkan secara mendatar, dalam tumpukan, di tempat sampah. Itu kertas putih mengandung lebih sedikit serat daur ulang (9% dibandingkan dengan 30% di koran)

Solusi terbaik untuk kurangi konsumsi kertas adalah menggunakan lembaran dengan tata bahasa paling ringan. Selain itu, akan mengurangi bobot pengangkutannya, dan karenanya akan mengurangi konsumsi minyak.

Buat satu atau beberapa tumpukan dengan semua makalah lain: koran, majalah, iklan, buku, faks, kotak kardus.

Jika Anda menerima file surat menteri, dimulainya kembali Anda dokumen baik diurutkan bisa dinegosiasikan dengan seorang kolektor.

Hubungi kolektor kertas di wilayah Anda untuk mendapatkan hasil maksimal dari makalah Anda.

Beberapa alat tulis menghilangkan tinta cetak pada kertas, yang lain hanya mengambil kembali dokumen tanpa tinta: oleh karena itu tidak perlu memisahkan file kertas percetakan atau koran, jika kolektor menjualnya kembali secara massal.

Klasifikasikan dan arsipkan faktur

Pra-sortir dengan mengatur file faktur dalam tiga file, yang satu berlabel: "pembayaran segera sebesar faktur", Yang lainnya:" ftindakan dibayar dalam dua minggu ", dan yang ketiga" faktur menunggu». Warna kemeja juga bisa menjadi bermakna.

Seminggu sekali, mulailah dengan pembayaran tagihan mendesak, lalu serang kemeja lainnya secara berurutan, tetapi hanya jika Anda bisa.

Jika Anda kekurangan waktu, jika Anda tidak berada di latar belakang cukup untuk menyesuaikan file faktur dari file kedua dan ketiga, klasifikasi ulang kertas Karena itu.

Dengan menggunakan penjepit kertas atau pulpen, tulislah dengan sangat jelas di tagihan dibayar, tanggal cek, nomornya dan ketika Anda mengirimkannya, kemudian memindahkan dokumen ke file-nya, ke lemari arsip, tempat sampah atau kotak koper

Agar aman, tuliskan batas waktu untuk faktur membayar.

Arsipkan faktur yang telah dibayar

Kelompokkan faktur berbayar, mail dan kertas penting dalam wadah, kotak atau karton yang diberi label dengan jelas dari tahun ke tahun dan diklasifikasikan dari bulan ke bulan.

Jika arsip Anda sangat penting, beberapa perusahaan mungkin menawarkan solusi untuk menyimpan, mengklasifikasikan atau menghancurkan arsip.

//www.archiveco.fr

Pengarsipan digitalkertas penting

Kurangi arsip : mendigitalkan semua milik mu dokumen yang dicetak dan mengklasifikasikannya, bulan demi bulan, tahun demi tahun, dalam sebuah file di komputer Anda, dengan membuat beberapa bagian dan, tanpa lupa membuat ringkasan, kemudian bakar semuanya di CD atau kunci USB.

Jika perlu, jika surat-suratnya penting, simpan rusa Anda untuk menjamin keaslian dan ketertelusuran mereka.

Beberapa situs, gratis atau tidak, menawarkan layanan outsourcing untuk simpan dokumen Anda secara online :

//www.backup.fr

//www.Oodrive.com

Situs lain bahkan menawarkan kemungkinan memindai dan mendigitalkan dokumen Anda dan surat dikirim melalui fax.

//www.e-coffrefort.fr

Batasi makalah Anda !

Pilih debit langsung!

Kelola akun Anda secara online

Terima laporan Anda dalam format PDF

Tolak selebaran yang dibagikan di kotak surat dengan menunjukkannya secara jelas.

Kurangi konsumsi kertas dengan:

• menggunakan kertas daur ulang
• menulis atau mencetak di kedua sisi kertas.
• menggunakan kertas yang lebih ringan, margin yang lebih sempit, dan font yang sesuai.
• menggunakan printer yang dapat bekerja dengan kertas daur ulang dan yang mendukung pencitraan dua sisi.
• membatasi informasi di atas kertas jika tidak terlalu penting.
• membersihkan milis Anda (penghematan biaya perangko yang signifikan).
• menggunakan lebih sedikit mesin fotokopi dan printer
• mempromosikan komunikasi elektronik dan sistem pengarsipan
• mengoreksi sebanyak mungkin pada layar komputer dan mengurangi margin dan ukuran font saat mencetak.

Gunakan kertas daur ulang!

Mengapa menggunakan kertas daur ulang?

Karena setiap ton kertas daur ulang selamatkan sekitar 15 pohon! 42% kayu yang dipanen secara komersial di dunia digunakan untuk membuat kertas dan 17% kayu ini berasal dari hutan perawan! Artinya, hutan purba yang harus dilestarikan untuk menjamin masa depan kita.

Itu dokumen mengacaukan tempat sampah! Mereka mewakili hampir setengah dari sampah rumah tangga kita.

Tisu, tisu toilet, tisu, taplak meja, serbet, kertas kado, tisu toilet, karton telur, kardus dengan banyak kemasan, dll. ... ada di kertas didaur ulang.

Disebut "daur ulang" a kertas terdiri dari setidaknya 50% serat selulosa yang dipulihkan (kertas-karton), yaitu yang berasal dari kertas bekas cetakan.

Beli kertas daur ulang!

Itu kertas yang paling "ekologis" adalah kertas yang 100% didaur ulang, tidak dilap dan tidak diputihkan.

Warnanya abu-abu muda krem.

Pertahankan ujian X-ray

Biarkan di saku, simpan dalam laci atau tegak di papan gambar besar, tetapi selalu di tempat yang kering, terlindung dari cahaya dengan laporan dan CD-ROM.