Bagaimana mengklasifikasikan kertas agar mudah ditemukan

Bagaimana? 'Atau' Apa mengklasifikasikan makalah ? Apa yang harus dilakukan dengan kertas untuk disimpan ? Anda tidak lagi menemukan kertas untuk Anda kantor atau a tagihan apa yang kamu butuhkan? Anda membiarkan diri Anda dikuburkan olehdokumen administratif, itu surat, itu resep Dimana dokumenperbankan atau asuransi ? Semua praktis oleh karena itu menawarkan Anda a metode efektif dalam 6 langkah agar tidak kewalahan lagi dan mengatur dengan mudah penyimpanan dari dokumen jadi satu buku kerja, Sebuah lemari penyimpanan, Sebuah loker penyimpanan atau bahkan a rak.Menemukan Bagaimana? 'Atau' Apa arsip kertasnya sekali dan untuk semua.

6 langkah untuk mengklasifikasikan faktur, kertas penting, surat ...

1- Sebelum merapikan: tentukan lokasi titik strategis

Lokasi strategis ini adalah tempat di mana Anda harus membuka surat setiap hari.

Bisa jadi pintu masuk, ruang tamu atau dapur, yang penting sudah terlihat.

Pada titik ini, Anda akan menempatkan file kotak sepatu baik wadah apa pun dan tempat sampah kertas : sampah apa pun bisa membantu.

Di kotak sepatu, keranjang di keranjang, atau di wadah lain, Anda akan membuang dalam jumlah besar, tanpa menyortir, surat untuk menjawab, itu faktur untuk membayar, itu dokumen pentings untuk mengarsipkan dan di tempat sampah Anda akan membuangnya prospektus dan amplop yang tidak perlu.

Tips

Batasi kertas!

Lebih suka debit langsung

Kelola akun Anda secara online

Terima pernyataan Anda melalui email

Tolak mereka prospektus didistribusikan di kotak surat, dengan jelas menunjukkannya

2 - Sebelum merapikan: tentukan lokasi titik strategis kedua

Lokasi ini dapat berupa satu atau lebih rak, rak perpustakaan, bagian dalam furnitur: laci, lemari, laci di bawah tempat tidur, modul di bawah meja), Anda akan menyimpan file di sana yang berisi tagihan dan kertas.

3 - Sebelum menyimpan: pasang bahan penyimpanan

Di lokasi di mana Anda akan membuka surat dan di mana Anda telah meletakkan loker atau kotak sepatu, letakkan pelubang kertas dan tas freezer yang dapat ditutup dengan ritsleting.

Di tas ini Anda akan menyelipkan buku cek, perangko, penjepit kertas, amplop, RIB, pulpen dan kertas tempel.

Artinya, semua bahan yang diperlukan untuk dapat membayar faktur dan menjawab surat Anda.

4 - Penyimpanan kertas: metode untuk mengadopsi

Segera setelah faktur, pernyataan atau surat tiba, buka dan baca, dan jika memungkinkan, buang amplop dengan membuangnya ke tempat sampah.

Jika itu adalah surat bisnis yang tidak penting: segera buang.

Jika ini adalah surat yang mendesak, segera tanggapi (tidak ada alasan karena Anda memiliki semua bahan yang diperlukan di loker atau kotak.

Surat tertulis yang mendesak atau faktur yang telah dibayar, simpan dengan catatan di kotak sepatu atau loker, di tumpukan di tengah semua kertas lain di wadah yang telah Anda siapkan: kotak sepatu, loker.

Jika tagihan tidak mendesak, jika tidak sempat menjawabnya, ajukan kepada yang lain dokumen di loker atau kotak sepatu. Setiap minggu, pada waktu yang sama, Anda akan mentransfernya ke Dossier sesuai.

Karena dan ini adalah satu-satunya solusi untuk tidak pernah kewalahan lagi, seminggu sekali, pada hari dan waktu tertentu, Anda perlu mengubah diri Anda menjadi rutinitas!

Jadi, mulai hari ini, setiap minggu, pada waktu yang sama (misalnya Minggu malam), Anda akan membawa kotak atau wadah itu bersama Anda, untuk memeriksa isinya, menjawab surat-surat, membayar tagihan kemudian mentransfer setiap kertas ke dalam folder yang sudah ada. disediakan untuk tujuan ini di pengikat Anda.

Jika Anda tidak menerima beberapa tagihan atau surat, Anda dapat membiarkannya terlepas di loker, dan, setiap minggu, pada hari yang ditentukan, bayar atau jawab surat tersebut.…

Jika Anda menerima banyak faktur, siapkan dalam wadah 3 folder, bertuliskan label yang menyebutkan:

- dibayar minggu ini.

- dibayar dalam waktu 15 hari

- dibayar sebelum akhir bulan

Jika Anda menerima file surat menteri, jangan pelit pada kemeja Anda akan mengidentifikasinya dengan kata kerja tindakan (baca, klasifikasikan, jawab, bayar, atur ...)

Ini penyortiran, tentunya hanya akan berlaku selama satu minggu.

Sahabat penyimpanan kertas

- Lembaran plastik berlubang

- Kemeja dan kaos dalam segala warna

- Interleaves

- Pengikat faktur (per tahun)

- Label

- Pukulan lubang

- Klip kertas

Setiap tahun membuka pengikat yang berbeda, menentukan tahun di tepinya.

Di binder ini Anda akan meletakkan:

Itu faktur, kuitansi, nota hotel, kuitansi yang telah dibayar dan diberi anotasi (tanggal pembayaran, nomor cek, dan nama bank) dalam folder yang sesuai, dalam plastik. Gunakan catatan tempel jika Anda perlu melengkapi catatan Anda.

Korespondensi yang mengacu pada faktur atau tanda terima ini.

Jika tanggal surat atau pernyataan sulit untuk dibaca, tulis ulang dengan lebih mudah dibaca baik secara langsung atau menggunakan Posting.

Tapi jangan merapikan tidak pernah di lemari arsip faktur belum dibayar!

Untuk mengetahui jalan keluarnya, pilih warna kemeja untuk setiap area

Contoh:

Merah untuk bank

Biru untuk asuransi

Kuning untuk kendaraan

Hijau untuk peralatan hi-fi

Merah muda untuk anak-anak

Tapi Anda bisa membuat kemeja dan kaus sendiri jika Anda memiliki kertas kado atau dicat dengan pola yang keren!

Itu tetap menjadi pilihan yang sangat pribadi. Yang penting adalah mengidentifikasinya dengan benar agar dapat dengan cepat menemukan kertas yang telah Anda simpan dan yang Anda butuhkan.

Yang penting dalam penyimpanan kertas dan segera setelah Anda menggunakan folder, beri label tanpa lupa menentukan tanggal pembuatan pada label

Jangan ragu untuk menggunakan beberapa sub-folder dalam satu file. Kencani mereka.

Dan gunakan pembatas! Berkat sistem ini, Anda akan dengan mudah menemukan dokumen yang tepat pada hari Anda membutuhkannya.

Klasifikasikan kertas bank

Sedangkan untuk penyimpanan kertas bank, jika Anda adalah nasabah bank yang berbeda, jika Anda menerima banyak slip dari mereka dan jika tanda cek menumpuk, lemari arsip tidak akan cukup.

Selipkan ke dalam saku berritsleting, diberi label menurut bulan dan bank. Anda akan menempatkan semuanya secara massal di dalam kotak yang juga berlabel.

Anda akan melakukan ini, menggunakan kotak untuk "file besar" Anda, seperti akta penjualan rumah, file bank (misalnya untuk asuransi jiwa, kontrak dan persyaratan tidak membuat beberapa lembar, tetapi itu adalah keseluruhan file ... tidak mungkin untuk meninju dan menyelinap ke lemari arsip.

Tetapi untuk menghindari terlalu banyak kotak, karena ini bukan dokumen yang akan sering Anda bawa keluar, simpanlah dalam kotak yang sama (tentu saja telah berhati-hati untuk mengelompokkannya dalam folder yang tertutup rapat dan berlabel.

Simpan kotak-kotak ini di loteng atau ruang bawah tanah yang tidak lembab dan bebas debu. Atau bahkan di bawah tempat tidur!

5 - Dan penyimpanan kertas lain? Kertas identitas atau tata cara

Jelas tidak ada pertanyaan tentang klasifikasi file faktur dibayar, buku catatan keluarga dan perintah dokter bersama!

Untuk setiap filenya sendiri!

LPenyimpanan surat-surat penting, asuransi, Pajak, Anak-anak (satu per file), Kesehatan, Kehidupan profesional, Mobil, Rumah, dll. ... Buka workbook lain atau gunakan yang baru saja Anda buka.

Selain itu, dipisahkan oleh pemisah, Anda akan mengelompokkan setiap kertas penting dalam kantong plastik berlubang atau di dalam folder dalam file berjudul, dikelompokkan berdasarkan sektor.

Anda akan melakukan ini untuk berbagai kontrak televisi, Internet, telepon, pemeliharaan (pemanas, ketel uap ...), untuk kertas lain, dan untuk fotokopi.

Fotokopi kertas Anda

Fotokopi semua dokumen penting: Kartu identitas, paspor, sertifikat kartu vital, buku catatan keluarga dan semua dokumen yang harus menyertai kami sepanjang hidup Anda. Dan tentu saja, jangan menyimpannya di tempat aslinya, tetapi di kantor atau di brankas.

Pindai kertas Anda

Kartu identitas, paspor, SIM, tiket pesawat Anda, nomor telepon jika kehilangan kartu kredit dan nomor kartu ini. Di komputer, di kotak surat Anda, di bagian "Konsep", buat folder dengan semua informasinya.

Penyimpanan manual pengguna

Menyimpan petunjuk penggunaan alat rumah tangga dalam jumlah besar di dalam kotak karton, tidak jauh dari dapur atau ruang cuci tempatnya berada.

Menyimpan itu manual dari mainan anak-anak di lemari arsip, di kamar mereka, mudah dijangkau

Penyimpanan katalog dan brosur

Menyimpan katalog dan prospektus, di dalam kotak atau wadah di atas meja kopi, di dekat kursi berlengan tempat Anda menonton televisi. Anda akan memanfaatkan momen ini untuk membolak-baliknya, memotong apa yang menarik bagi Anda dan melemparkan, ke dalam keranjang di dekat kaki Anda, segala sesuatu yang tidak menarik bagi Anda.

6 - Semua kertas sekarang diklasifikasikan dan diatur dengan baik

Simpan lemari arsip baru Anda dengan rapi di rak atau di lemari sampai minggu depan!

Kemudian, catat di buku harian Anda tanggal di mana setiap tahun Anda akan membuang kertas-kertas yang sekarang tidak berguna yang telah Anda arsipkan dengan hati-hati di berbagai penjilid Anda!